Germany – Building-cleaning services – Unterhaltsreinigung eines Verwaltungsgebäudes der VBG Hauptverwaltung Hamburg-Barmbek

Opportunity description

Ziel der VBG (nachfolgend auch die "AG") ist es, die Dienstleistung für die Unterhaltsreinigung im Wege einer europaweiten Ausschreibung zu vergeben. Leistungsgegenstand ist die Unterhaltsreinigung für die AG am Standort Hamburg-Barmbek (Hauptverwaltung), Massaquoipassage 1 in 22305 Hamburg. Die Leistung wird im Zeitraum vom 01.01.2027 bis 31.12.2028 vergeben. Durch eine einseitige Erklärung der Auftraggeberin ist eine einmalige Verlängerungsoption für 24 Monate, ab 01.01.2029, längstens bis zum 31.12.2030 möglich. Die Vertragslaufzeit endet, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Die Vertragsverlängerung bedarf der Schriftform und wird vier Monate, von der Auftraggeberin, vor Ende der Vertragslaufzeit bekanntgegeben. "Nachrückerklausel": Die ersten sechs Monate der Vertragslaufzeit gelten als Probezeit. Falls in diesem Zeitraum von der AG festgestellt werden sollte, dass die Leistungen des bezuschlagten Auftragnehmenden (AN) nicht den gestellten Ansprüchen entsprechen, kann die AG innerhalb der Probezeit den Vertrag ohne Angabe von Gründen mit einer Frist von spätestens 14 Tagen zum Ende des Kalendermonats kündigen. Die Kündigung bedarf der Schriftform. Sofern der Vertrag aus diesem Vergabeverfahren aus besonderem Grund, insbesondere auch durch Insolvenz oder Kündigung, während der Probezeit beendet wird, behält sich die Auftraggeberin vor, den im Rang 2 und 3 nachfolgenden Bieter aus dem abgeschlossenen Vergabeverfahren für die Restlaufzeit zu beauftragen. Die Nachrückerklausel wird durch die AG nur binnen der Probezeit angewendet. Dabei würde nach schriftlicher Erklärung durch den Bieter auf Anfrage der Auftraggeberin die Beauftragung zu den im Rahmen dieses Vergabeverfahrens eingereichten Angebots- und Preisbedingungen erfolgen. Tritt die Nachrückerklausel nicht in Kraft, wird die Vergabestelle in diesem Fall eine erneute Ausschreibung der in Rede stehenden Leistungen durchführen. Daher ist es offensichtlich, dass sie von diesem Recht zur außerordentlichen Kündigung nur sehr zurückhaltend Gebrauch machen wird. Es ist also in keiner Weise zu erwarten, dass die Vergabestelle völlig grundlos eine außerordentliche Kündigung erklärt. Die Regelungen des BGB gelten unbenommen. Eine klarstellende Regelung, dass eine außerordentliche Kündigung möglicherweise Schadensersatzansprüche nach sich zieht, ist daher nicht erforderlich. Eine Objektbesichtigung ist nicht verpflichtend. Allerdings weist die Vergabestelle darauf hin, dass aus ihrer Sicht eine vorherige Objektbesichtigung für eine sachgerechte Kalkulation erforderlich ist, da trotz sorgfältiger Erstellung der Vergabeunterlagen Umstände vorliegen könnten, die im Hinblick auf die Arbeitsorganisation eines Bieters zu Mehr- oder Minderaufwand führen könnten. Sie haben die Möglichkeit, das Objekt am 24.06.2026 - 07.07.2026 zu besichtigen. Termine sind mit der AG rechtzeitig zu vereinbaren. Nachteile infolge einer versäumten Objektbesichtigung liegen im Risiko des Bieters; berechtigen insbesondere nicht zu Mehr- oder Ersatzansprüchen des Auftragnehmers und können keinen Anspruch des Auftragnehmers auf Vertragsanpassung oder -aufhebung begründen. Nebenangebote sind nicht zugelassen. Die Abgabe von mehr als einem Hauptangebot kann zum Ausschluss aller Hauptangebote führen. Sollten dennoch mehrere Hauptangebote eingereicht worden sein, so muss vor Ablauf der Angebotsfrist über die Kommunikation des DTVP bekanntgegeben werden, welches Hauptangebot zurückgezogen wird und welches Hauptangebot gültig ist. Personen, die von dem AN nicht zur Ausführung von Reinigungsarbeiten verpflichtet wurden, dürfen nicht in das Gebäude mitgenommen werden. Bei beabsichtigter Einschaltung mehrerer Dritter / Unterauftragnehmer ist dies vorher der AG schriftlich mitzuteilen. Der Unterauftragnehmer muss die Verpflichtung auf das Daten- und Sozialgeheimnis gemäß der Anlage zu den Ausschreibungsunterlagen unterschrieben vorlegen und die Mitarbeiter namentlich (Vor- und Nachname) ankündigen. Der AN hat den Vor-druck "Verpflichtungserklärung Unterauftragnehmer" in der erforderlichen Anzahl zu kopieren und jedem Dritten / Unterauftragnehmer so rechtzeitig zur Verfügung stellen, dass dieser Vordruck und die o.g. Unterlagen mindestens fünf Werktage vor Aufnahme der Arbeiten der AG vorliegen und eine schriftliche Freigabe erteilt werden kann. Das Sicherheitspersonal der AG kann den Zugang verweigern, sofern die eingesetzten Mitarbeiter die vorgenannten Voraussetzungen nicht erfüllen oder gegen die Hausordnung der AG verstoßen. Der AN muss Montag bis Donnerstag von 08:00 Uhr bis 18:00 Uhr und Freitag von 08:00 Uhr bis 15:00 Uhr erreichbar sein. Im Gebäudebereich der AG arbeiten bis zu 600 Beschäftigte in der Zeit von 06:00 Uhr bis 19:00 Uhr. Die Reinigung beginnt frühestens um 15:45 Uhr und muss bis 20:00 Uhr abgeschlossen sein. Die Reinigungsarbeiten erfolgen grundsätzlich Montag bis Freitag (gesetzliche Feiertage in Hamburg sowie der 24.12. und 31.12. eines Jahres sind ausgenommen). Im Fall von unterwöchigen Feiertagen sind die an solchen Feiertagen vorgesehenen Leistungen auf den vorhergehenden oder nächstfolgenden Arbeitstag zu verschieben. Die Räume der Geschäftsführung im 13.OG, der Konferenzbereich im 1. OG, die Konferenz-räume im 14. OG und Aufzugsvorräume sind erst nach 19:00 Uhr zu reinigen. Räume mit Sonderzutrittsbestimmungen werden nach vorheriger Absprache mit der AG montags bis freitags (gesetzliche Feiertage in Hamburg ausgenommen) unter Aufsicht von zu-trittsberechtigtem Personal des Auftraggebers gereinigt. Die Leistungen unterliegen zeitkritischen Bedingungen, die durch Zyklen und Zeitfenster festgelegt sind. Vollreinigungen sind auf die Arbeitswoche (Mo.-Fr.) gleichmäßig und sinnvoll zu verteilen. Die zusätzlichen Leistungen sind entsprechend dem dargestellten Zyklus im Rahmen einer Vollreinigung durchzuführen. Reinigungszyklen sind je Raumgruppe definiert. Die Reinigungsleistungen werden gemäß Preisblatt_Kalkulation turnusmäßig nach Raumgruppen gegliedert und in Voll- und Sichtreinigung durchgeführt. Die Gesamtreinigungsfläche beträgt ca. 18.900 m2. Das Objekt liegt zentral im Hamburger Stadtteil Barmbek, unmittelbar am U- und S-Bahnhof Barmbek. Im Norden verläuft die Drosselstraße, im Osten die Massaquoipassage und im Süden die Krüsistraße. Das Haus besteht aus drei Gebäudeteilen. Das gesamte Gebäude hat zwei Tiefgaragen-UG. In jedem Gebäudeteil befinden sich in jeder Etage Putzmittelräume mit Wasseranschluss, Toilettenkerne, Behinderten WCs sowie Teeküchen / Pantrys. Die einzelnen Etagen sind über Treppenhäuser und Aufzüge erreichbar. Die Reinigungsflächen und ihre zugehörigen Reinigungsgruppen sind in den Anlagen "Preisblatt-Kalkulation und "Reinigungsgruppen und Reinigungsturnus" detailliert beschrieben. Das Reinigungspersonal hat zu vorbereitenden Tätigkeiten (Wechsel der Arbeitskleidung, Einweisungen durch Objektverantwortlichen) frühestens 15 Minuten vor Beginn der Reinigungsarbeiten Zutritt zum Gebäude. Unmittelbar nach Beendigung der Tätigkeiten (inkl. dem Wechsel der Arbeitskleidung) ist das Gebäude zu verlassen. Wechsel der Arbeitskleidung ist ausschließlich in den Umkleideräumen gestattet. Zur Sicherung der Ergebnisqualität hat der AN einmal im Monat eine Qualitätskontrolle (insgesamt 12 Qualitätskontrollen pro Jahr) nach einem strukturierten Prüfverfahren durchzuführen und dokumentiert Durchführung und Ergebnisse, dies ist der AG nachvollziehbar darzulegen. Die Qualitätskontrollen dürfen nur durch qualifiziertes Personal (VA oder Objektleitung) und nicht durch die vor Ort tätigen Reinigungskräfte durchgeführt werden, sie sind Grundlage für die Abnahme der erbrachten Leistung. Die Termine für die Qualitätskontrollen sind im Vorfeld mit der AG abzustimmen, die sich eine Teilnahme an dem Prüfverfahren vorbehält. Der AN oder dessen UAN sind verpflichtet, Arbeitnehmer, welche sie zur Leistungserbringung einsetzen, auszutauschen, sofern die AG dies aus wichtigem Grund verlangt. Objektleitung: - Der AN benennt die Objektleitung und dessen Stellvertreter namentlich. Der AN hat eine Vertretungsregelung für Krankheit und Abwesenheit der Objektleitung sicherzustellen und der AG bekannt zu machen. - Als Objektleitung darf nur entsprechend geschultes Fachpersonal mit langjähriger Erfahrung in vergleichbaren Objekten eingesetzt werden. Der Wechsel der Objektleitung erfolgt nur nach vorheriger Absprache mit der AG. - Die Objektleitung führt Qualitätskontrollen durch. - Die eingesetzte Objektleitung muss über eine Weisungsbefugnis und Dispositions-recht gegenüber den eingesetzten Beschäftigten verfügen. Die Objektleitung oder dessen Stellvertretung ist für die AG von montags bis donnerstags von 08:00 Uhr bis 18:00 Uhr und freitags von 08:00 Uhr bis 15:00 Uhr telefonisch und elektronisch per E-Mail erreichbar. Vorarbeiter: - Als VA darf nur entsprechend geschultes Fachpersonal mit langjähriger Erfahrung in vergleichbaren Objekten eingesetzt werden. Der Wechsel des VA erfolgt nur nach vorheriger Absprache mit der AG. Der/Die eingesetzte VA ist tägliche Ansprechperson für das Reinigungspersonal und die AG. - Der VA oder dessen Stellvertretung ist in der Zeit von 14:00 Uhr bis 20:00 Uhr im Objekt präsent und davon mindestens 2,0 Stunden von direkten Reinigungsleistungen befreit. Reinigungskraft (eine Person am Tag) für den Frühdienst muss in der Zeit von 6:00 bis 14:30 Montag bis Freitag eingesetzt werden. Weiter hat die Reinigungskraft in der Zeit von 8:00 Uhr bis 14:30 Uhr die Tagesdamen zu unterstützen. Für die Bewirtschaftung, der über alle Gebäudeteile verteilten, Konferenz- und Besprechungsbereiche, Teeküchen und der Vorstandspantry, werden 3 Servicekräfte benötigt, die montags bis freitags in zwei Schichten, versetzt von 6:00 Uhr bis 14:30 Uhr, in Sonderfällen bis 20:00 Uhr, zur Verfügung stehen. Die Aufgaben der Servicekräfte sind nach Bereichen aufgelistet (Konferenz- und Besprechungsbereiche, Teeküchen, Vorstandspantry, - Cafeteria) Die Leistungsbeschreibung ist aufgegliedert nach: - Vorbemerkungen, - Reinigungszeiten, - Art und Umfang der Reinigungsarbeiten (Unterhaltsreinigung, Schließung der Außenfenster, Reinigung der Innenverglasung, Tiefgarage, Bereiche v.d. Treppenhauskern, Konferenz-, Besprechungsbereiche, Teeküchen, Vorstandspantry, Betriebsrestaurant, Cafeteria), - Serviceleistung der Hygienebehälter in den WC-Räumen, - Sicherheitsvorschriften (Der AN stellt insgesamt 70 Hygienebehälter zur Verfügung. Die Behälter sind freistehend, hygienisch einwandfrei, berührungsloses Öffnen des Deckels und für den vorgesehenen Einsatzbereich geeignet. Nach Beendigung des Auftrags entfernt der AN alle 70 Hygienebehälter vollständig und rückstandslos aus dem Gebäude der AG.), - Entsorgung von Wertstoffen, Restmüll und Reinigungsmittelresten (Entsorgungsrichtlinie), - Reinigungsgeräte und Reinigungsmittel. Der AN muss sicherstellen, dass er über umfassende, dem Stand der Technik entsprechende Kenntnisse, Erfahrungen und Fertigkeiten sowie die erforderlichen Geräte, Maschinen und Mittel verfügt, um die jeweilige Leistung fachgerecht vorzubereiten und auszuführen. Für die Bedienung von Reinigungsmaschinen, z.B. Kehrsaugmaschinen, darf nur entsprechend geschultes und eingewiesenes Personal eingesetzt werden. Der AN ist für die sach- und fachgerechte Durchführung der Reinigungsarbeiten verantwortlich. Nach Durchführung der Arbeiten zur Unterhaltsreinigung ist der AN verpflichtet, einen Kontrollrundgang zu absolvieren. Alle verwendeten Reinigungs- und Pflegemittel sind namentlich unter Angabe des Herstellers zu benennen, in einem Gefahrstoffkataster zu dokumentieren, bei Änderungen unverzüglich zu aktualisieren u bei der AG an zentraler Stelle zu hinterlegen. Sonderreinigungen/Regieleistungen: Die Sonderreinigungen sind kurzfristig bzw. nach Absprache mit der Kontaktperson der AG vor Ort durchzuführen. Details sind i.d. Vergabeunterlagen. Procedure: open. Review the original TED notice for the complete requirement, lots, amendments and attachments.