Hungary – Event services – Hagyományőrző rendezvények szervezése

Opportunity description

Rendezvényszervezési szolgálatások Hajdú-Bihar Vármegye Önkormányzata részére, részletesen az egyes részekre vonatkozó II.2.4. pontokban. 1. rész: „Romanian-Hungarian Cross-Border Cultural Living Lab - Román-Magyar Határon Átnyúló Kulturális Központ” című, ROHU00618 azonosítószámú projekt keretében hagyományőrző rendezvények szervezése, lebonyolítása Hajdú-Bihar vármegye 11 településén. Helyszínek: Biharkeresztes: 2026.08.28.- 4110 Biharkeresztes, Széchenyi u. 57. (Bihar Községi Tér); Nyírábrány: 2026.08.29. - 4164 Nyírábrány, Iskola utca 8.; Téglás: 2026.09.04.- 4243 Téglás, Stadion u. 4. Püspökladány: 2026.09.05. – 4150 Püspökladány, Bajcsy-Zsilinszky utca 2/2. (Dorogi Márton Művelődési Központ és szabadtéri színpad körüli terület); Hajdúdorog: 2026.09.12. - 4087 Hajdúdorog, Tokaji út 81. (Hajdúdorogi Városi Strandfürdő); Hosszúpályi, 2026.09.18. – 4274 Hosszúpályi, Olgakert, Borház utca 1. (Hosszúpályi Bormúzeum); Sárrétudvari, 2026.09.19. – 4171 Sárrétudvari, Széchenyi utca 2. (Sárrétudvari Millenniumi Emlékpark); Polgár: 2026.09.26. - 4090 Polgár, Barankovics tér 6. (Polgár Főtér); Balmazújváros: 2026.10.03. - 4060 Balmazújváros, Kastélykert u. 1-3.; Kaba: 2027.05.01. - 4183 Kaba, Hajnal u. 2/A, Hrsz: 908/21 (sportpálya); Mikepércs: 2027.05.29. - 4271 Mikepércs, Főtér, 405 hrsz; Résztvevők száma: tervezetten 1000 fő felett rendezvényenként Rendezvények időtartama kb. 5-6 óra rendezvényenként Megvalósítandó programelemek és feladatok: 1. Könnyűzenei előadó/együttes biztosítása, 2 előadás valamennyi helyszínen összesen 22 előadás 2. Néptánc együttes valamennyi helyszínen 11 alkalom 3. Népzenei együttes, zenekar valamennyi helyszínen 11 alkalom 4. Gyermekelőadás valamennyi helyszínen 11 alkalom 5. Hagyományőrző közösségek bemutatkozása valamennyi helyszínen 11 alkalom 6. "Bihar ízei" - Bihari ízvilág bemutatása tevékenységhez italok és az adagoláshoz szükséges eszközök valamennyi helyszínen 11 alkalom 7. "Bihar ízei" - ételek kóstoltatása 8 helyszínen 8 alkalom 8. "Bihar ízei" - alapanyag biztosítása főzéshez 3 helyszínen 3 alkalom 9. Ugrálóvár, kézműves játszóház, népi játékok valamennyi helyszínen 11 alkalom 10. Ajánlatkérő által biztosított színpad építése, bontása, szállítása 7 helyszínen 7 alkalom 11. Biztonsági őrök, egészségügyi biztosítás, takarítás, hulladékkezelés és szállítás valamennyi helyszínen 11 alkalom 12. Mobil WC biztosítása ki- és elszállítással valamennyi helyszínen 11 alkalom 13. Egyéb költségek valamennyi helyszínen (pl. engedélyek, bejelentés, artisjus díj és egyéb dokumentáció, az alátámasztó dokumentáció /írásos beszámoló, fotók minden egyes programelemről/ teljeskörű biztosítása, telekommunikációs költség) A rendezvények célja olyan hagyományőrző rendezvények szervezése és lebonyolítása, mely a közösségek, emberek, kultúrák közötti kapcsolatok kiépítésének, erősítésének előmozdítását szolgálják. Elvárás továbbá a szervezés során történő folyamatos kapcsolattartás és egyeztetés az Ajánlatkérővel, az Ajánlatkérő által a teljesítés igazolása érdekében a pályázati elszámoláshoz készítendő adminisztratív és egyéb alátámasztásban való együttműködés. A nyertes Ajánlattevő részére Ajánlatkérő a házigazda település útján ingyenesen biztosítja a rendezvényhelyszínt. Tekintettel arra, hogy a Magyarországon megvalósuló rendezvények esetében a színpad-, hang- és fénytechnikai berendezéseket Ajánlatkérő biztosítja, a nyertes Ajánlattevő a fellépők lekötése előtt köteles Ajánlatkérővel előzetesen egyeztetni a lekötni kívánt előadó által igényelt technikai rider és a megvalósítás részleteiről. A nyertes Ajánlattevő feladata az Ajánlatkérő által készített és biztosított sablon dokumentáció alapján a rendezvények megvalósulásának igazolásához szükséges adminisztratív és egyéb alátámasztásban való együttműködés. Úgymint: írásos beszámoló készítése, az adott rendezvény napján legalább 5 db fényképfelvétel készítése minden, a specifikáció szerinti szolgáltatás kategória tekintetében, azaz szolgáltatás-kategóriánként. A rendezvényekkel kapcsolatos nyilvános megjelenítések során Ajánlattevő kizárólag az Ajánlatkérő által készített és biztosított, a megfelelő arculati elemekkel ellátott anyagokat használhatja. Az elvégzendő feladatok részletes leírását a közbeszerzési dokumentumok részét képező műszaki leírás és ártáblázat tartalmazza. 2. rész: „Romanian-Hungarian Cross-Border Cultural Living Lab - Román-Magyar Határon Átnyúló Kulturális Központ” című, ROHU00618 azonosítószámú projekt keretében hagyományőrző rendezvények szervezése, lebonyolítása Románia Bihar megye 6 településén. Helyszínek: Szalacs: 2026.08.29. – Szalacs Község, Tájház, Pincesor, 400 szám, Bihar megye, irányítószám: 417445 (COMUNA SĂLACEA, CASĂ MUZEU, ȘIRUL PIVNIȚELOR, NR. 400, JUDEȚUL BIHOR, COD POȘTAL 417445); Érmihályfalva: 2026.08.30. - Érmihályfalva, Republicii utca, Dr. Andrássy Ernő Városi Park, (Érmihályfalva, strada Republicii, Parcul Orășenesc Dr. Andrássy Ernő); Nagyszalonta: 2026.09.19. - Nagyszalonta, Hajdúk tere 1-2. (Piaci csarnok) (Piața Haiducilor nr 1-2.); Margitta: 2026.10.03. - Köztársaság út 1., a városháza melletti park, (Calea Republici 1., parcul de lângă primărie) Érsemjén: 2026.10.10. - Népkert, Érsemjén 613. ("Népkert", Șimian nr. 613) Székelyhíd: 2026.12.18. - Petőfi Sándor Elméleti Liceum sportcsarnoka- Székelyhíd, Dunarii utca 57 szám, Bihar megye, Románia, 417435 (Liceul Teoretic Petőfi Sándor Săcueni- Sala de Sport- Săcueni, Str. Dunării, Nr.57, Județul Bihor, România, 417435) Szabó Ódzsa Városi Színház, Székelyhíd, Libertatii utca 18/a szám, Bihar megye, Románia, 417435 (Teatrul Orășenesc Szabó Ódzsa - Săcueni, Str. Libertății, nr. 18A, Județul Bihor, România, 4174359 Romániában Szalacs, Érsemjén, Margitta, Érmihályfalva, Nagyszalonta településeken kültéri rendezvény valósul meg. Székelyhídon beltéri rendezvény valósul meg két helyszínen. Résztvevők száma: tervezetten 1000 fő felett rendezvényenként Rendezvények időtartama kb. 5-6 óra rendezvényenként Megvalósítandó programelemek és feladatok: 1. Könnyűzenei előadó/együttes biztosítása, 2 előadás valamennyi helyszínen összesen 12 előadás 2. Néptánc együttes valamennyi helyszínen 6 alkalom 3. Népzenei együttes, zenekar valamennyi helyszínen 6 alkalom 4. Gyermekelőadás valamennyi helyszínen 6 alkalom 5. Hagyományőrző közösségek bemutatkozása valamennyi helyszínen 6 alkalom 6. "Bihar ízei" - ételek kóstoltatása 4 helyszínen 4 alkalom 7. "Bihar ízei" - alapanyag biztosítása főzéshez 2 helyszínen 2 alkalom 8. Ugrálóvár, kézműves játszóház, népi játékok valamennyi helyszínen 6 alkalom 9. Sörpad garnitúrák biztosítása valamennyi helyszínen 6 alkalom 10. Mobil konténer WC biztosítása ki- és elszállítással 3 helyszínen 3 alkalom 11. Rendezvénysátor biztosítása (építése, bontása és szállítása) 5 helyszínen 5 alkalom 12. Kordonok a színpad és backstage leválasztásához 5 helyszínen 5 alkalom 13. Színpad-, fény- és hangtechnika biztosítása, szállítása, szerelése, építése, felállítása, bontása, a szállítóeszközről le és felpakolása, valamint működtetése valamennyi helyszínen (Margitta és Érsemjén saját színpaddal rendelkeznek, ott színpad szállítás, építés, bontás nem szükséges. Székelyhídon a Petőfi Sándor Elméleti Liceum sportcsarnokába szükségesek az eszközök) 14. Biztonsági őrök, egészségügyi biztosítás, takarítás, hulladékkezelés és elszállítás valamennyi helyszínen 6 alkalom 15. Egyéb költségek valamennyi helyszínen (pl. szervezéssel felmerülő valamennyi költség, díj, ide értve a rendezvények megtartásához szükséges engedély, bejelentés, artisjus díj, menekülési útvonalak kijelölése, tűzoltóeszközök biztosítása, és egyéb dokumentáció, illetve az alátámasztó dokumentáció (írásos beszámoló, fotók) teljeskörű biztosítását, valamennyi útiköltséget, telekommunikációs költséget is. Előírások: katasztrófavédelmi előírások és közegészségügyi előírások betartása, közterület-használati engedély, biztonsági és egészségügyi tervek, hatósági egyeztetés (rendőrség, ISU - romániai katasztrófavédelmi Felügyelőség, DSP - romániai Közegészségügyi Igazgatóság)) A rendezvények célja olyan hagyományőrző rendezvények szervezése és lebonyolítása, mely a közösségek, emberek, kultúrák közötti kapcsolatok kiépítésének, erősítésének előmozdítását szolgálják. Elvárás továbbá a szervezés során történő folyamatos kapcsolattartás és egyeztetés az Ajánlatkérővel, az Ajánlatkérő által a teljesítés igazolása érdekében a pályázati elszámoláshoz készítendő adminisztratív és egyéb alátámasztásban való együttműködés. A nyertes Ajánlattevő részére szabadtéri rendezvények esetén Ajánlatkérő a házigazda település útján ingyenesen biztosítja a rendezvényhelyszínt, valamint Székelyhídon a Petőfi Sándor Elméleti Liceum sportcsarnokát. A nyertes Ajánlattevő feladata az Ajánlatkérő által készített és biztosított sablon dokumentáció alapján a rendezvények megvalósulásának igazolásához szükséges adminisztratív és egyéb alátámasztásban való együttműködés. Úgymint: írásos beszámoló készítése, az adott rendezvény napján legalább 5 db fényképfelvétel készítése minden, a specifikáció szerinti szolgáltatás kategória tekintetében, azaz szolgáltatás-kategóriánként. A rendezvényekkel kapcsolatos nyilvános megjelenítések során Ajánlattevő kizárólag az Ajánlatkérő által készített és biztosított, a megfelelő arculati elemekkel ellátott anyagokat használhatja. A székelyhídi Szabó Ódzsa Városi Színház esetében fizetendő „Bérleti díj” a helyszínnel való előzetes egyeztetéseknek megfelelően tartalmazza: a rendezvény- és a catering helyszín bérleti díját, a portaszolgálat díját, a mellékhelyiségek-, áram- és vízvételezés lehetőségének biztosítását, a szemét elszállítását, takarítást, valamint a helyszín használatával felmerülő egyéb költségeket. Bérleti díj fizetése csak a Székelyhídi Szabó Ódzsa Városi Színházban történik. Az elvégzendő feladatok részletes leírását a közbeszerzési dokumentumok részét képező műszaki leírás és ártáblázat tartalmazza. 3. rész: „HUNG-2024/11825 azonosítószámú, "Táncol a vármegye"projekt keretében hagyományőrző rendezvény szervezése, lebonyolítása Helyszín: 4181 Nádudvar – Emőd-tavi rendezvénytér (kültéri rendezvény) Rendezvény időtartama 4 óra Megvalósítandó programelemek és feladatok: 1. Zenekar biztosítása: legalább 3 tagú népzenei zenekar, amely végigkíséri a fellépő tánccsoportokat (max. 180 perc), illetve az ezt követő táncházhoz (maximum 30 perc időtartamban) szolgáltatja az élőzenét. 1 alkalom 2. Vármegyei néptáncegyüttesek bemutatója és táncház: legalább 6 különböző néptánccsoport által összeállított 10 db színpadi produkció, akként, hogy 1 produkció min. 10 perc időtartamú és az előadott produkciók időtartama összesen max. 180 perc. 1 alkalom 3. Catering szolgáltatás biztosítása: catering biztosítása a fellépő táncegyüttesek tagjai, illetve a meghívott vendégek számára összesen 300 főre. 1 alkalom A rendezvény célja elsősorban a települési értéktárak elemeit képező néptáncegyüttesek színpadra állítása, hogy az egyébként hazánk, illetve a helyszín Nádudvar települési értékek sokaságát felvonultató rendezvényüket előadásukkal tovább színesítsék. Elvárás továbbá a szervezés során történő folyamatos kapcsolattartás és egyeztetés az Ajánlatkérővel, az Ajánlatkérő által a teljesítés igazolása érdekében a pályázati elszámoláshoz készítendő adminisztratív és egyéb alátámasztásban való együttműködés. A nyertes Ajánlattevő részére szabadtéri rendezvény esetén a házigazda település útján ingyenesen biztosítja a rendezvényhelyszínt, a színpadot (fedéssel), a hang és fénytechnikát, a hozzá kapcsolódó technikusokat, valamint a fellépők és résztvevők számára a mosdókat. A nyertes Ajánlattevő feladata a rendezvény napján legalább 5 db fényképfelvétel készítése minden, a specifikáció szerinti szolgáltatás kategória tekintetében. Az elvégzendő feladatok részletes leírását a közbeszerzési dokumentumok részét képező műszaki leírás és ártáblázat tartalmazza. Procedure: open. Review the original TED notice for the complete requirement, lots, amendments and attachments.