Hungary – Event services – Rendezvények szervezése (Judo Grand Slam, Wauc)

Opportunity description

Hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás keretében az Ajánlatkérő részenként külön vállalkozási szerződést kíván kötni az 1. rész: 2026. évi World Athletics Ultimate Championship megrendezéséhez kapcsolódó rendezvényszervezési feladatok ellátására 2. rész: 2026. évi IJF Judo Grand Slam megrendezéséhez kapcsolódó rendezvényszervezési feladatok ellátására A beszerzés tárgya különösen a rendezvény előkészítéséhez, megszervezéséhez, lebonyolításához kapcsolódó rendezvényszervezési szolgáltatások nyújtása a közbeszerzési dokumentumokban meghatározottak szerint. A rendezvényszervezési feladat főbb paraméterei: Időpontok és helyszínek • IJF Judo Grand Slam: 2026. szeptember 11–13., helyszín: Papp László Budapest Sportaréna. • WAUC: 2026. szeptember 11–13., helyszín: Zsivotzky Gyula Nemzeti Atlétikai Központ. • Mindkét eseményhez többnapos építési és bontási időszak tartozik (aug. 10–szept. 10., ill. szept. 9–13.). Résztvevők és kapacitások • IJF: 450 versenyző, 225 kísérő, 1000–1500 néző/nap. • WAUC: 380 versenyző, 6500 akkreditált személy, 23 000 néző, 1000 VIP. Ajánlattevő által ellátandó fő feladatok • Rendezvényhelyszínek teljes körű kiépítése, üzemeltetése, bontása. • Hatósági engedélyezések (OMSZ, Katasztrófavédelem, Rendőrség). • Masterplan, overlay, építési-bontási ütemterv, room book, biztonsági terv, IT és broadcast tervek elkészítése. • Helyszíni operatív vezetés, szakmai felelősök, ügyeleti rendszer biztosítása. Rendezvénytechnika és infrastruktúra • Hang-, fény-, vizuál-, broadcast-, IT-, erősáramú rendszerek teljes körű biztosítása. • Szünetmentes energiaellátás, aggregátor, kábelnyomvonal-tervek, rack/patch tervek. • LED falak, kijelzők, kamerarendszerek, kommentátori és médiapozíciók kiépítése. • Sportági specifikus technikai infrastruktúra (IJF videóbíró, WAUC sporteszközök teljes készlete). Helyszíni építmények és bútorzat • Sátor- és konténertelepítés (irodák, raktárak, szaniter, shop). • VIP, média, sajtó, edző- és bemelegítő terek kialakítása. • Több száz bútor, szekrény, paraván, kordon, kerítés, információs pont telepítése. Személyzet és operáció • IJF: projektvezető, operatív vezető, területi felelősök. • WAUC: 700 önkéntes, 25 hosztesz, 3 senior koordinátor, 1 önkéntes vezető. • Részletes műszakbeosztás, képzési programok, helyszíni irányítás. Vendéglátás • Nézői, VIP és szervezői catering teljes körű biztosítása. • Cashless fizetési rendszer, POS terminálok, hűtőkonténerek. • WAUC VIP: 1000 fő, svédasztalos menü, korlátlan italfogyasztás. Kísérőrendezvények • IJF: Igazgatótanácsi ülés, EC meeting, sorsolás, gálavacsora. • WAUC: sajtótájékoztató, Red Carpet, Lane Draft, Kids’ Athletics, Media Day, állófogadás, After Party. Időpont és helyszín • Verseny: 2026. szeptember 11–13. • Helyszínkiépítés: augusztus 10 – szeptember 10. • Bontás: szeptember 14–23. • Stadion: Zsivotzky Gyula Nemzeti Atlétikai Központ. Résztvevők • 380 versenyző. • 6500 akkreditált személy. • 23 000 néző. • 1000 VIP vendég. Ajánlattevő feladatai • Helyszín teljes kiépítése, üzemeltetése, bontása. • Engedélyezési eljárások (OMSZ, Katasztrófavédelem, Rendőrség). • Helyszínrajz, forgatókönyvek, technikai és moderátori script. • Kísérőrendezvények helyszíneinek bérlése és kiépítése. Rendezvénytechnika • színpadtechnika • lelátórendszerek Helyszínkiépítés • 20 iroda konténer, 16 raktár konténer, 8 szaniter konténer, 3 shop konténer. • Parkolók, beléptető és behajtási rendszerek, média center. • Több száz bútor, kordon, kerítés, paraván, lounge garnitúra. Sporteszközök • Futó-, ugró-, dobószámok teljes eszközparkja (több száz tétel). • Versenytechnikai mérőeszközök, szélmérők, szektorszalagok, gúlák, hitelesítő készletek. Önkéntes és hosztesz program • 700 önkéntes, 25 hosztesz, 3 senior koordinátor, 1 vezető. • 6 órás képzési program, online és személyes tréningek. • Egyenruha csomag (póló, sapka, pulóver, esőkabát, tornazsák). • Étkezés, vízellátás, BKK ingyenes közlekedés biztosítása. Vendéglátás • Cashless rendszer, 90+ POS terminál. • 8 nagy és 4 kisebb büfé, 6 konténeres egység, 2 állandó büfé. • 6+6 étel/snack, italválaszték, hűtőkonténerek. • VIP catering 1000 főre, svédasztalos menü, korlátlan ital. Kísérőrendezvények • Red Carpet, Lane Draft, Kids’ Athletics, Media Day, állófogadás, TDK aktiváció, After Party. Időpont és helyszín • Verseny: 2026. szeptember 11–13. • Építés: szeptember 9–10. • Bontás: szeptember 13. • Helyszín: Papp László Budapest Sportaréna. Résztvevők • 450 versenyző, 225 kísérő. • 1000–1500 néző/nap. Ajánlattevő feladatai • Helyszín bérlése, üzemeltetése, takarítás, hulladékkezelés, tűzoltó felügyelet, parkolók. • Masterplan, overlay, építési-bontási ütemterv, room book, biztonsági és transport terv. • Hatósági engedélyek előkészítése és beszerzése. Versenyhelyszín kiépítése • Verseny- és bemelegítő tatami területek kialakítása. • Bírói, mixed zone, TV-stúdió, kommentátorállások, fotós pozíciók. • Színpadok, díjátadó pódium, zászlók, varroda, masszázs, orvosi és dopping szobák. • Média központ (70 szék, 60 internet végpont, nyomtatók, TV-k). Rendezvénytechnika • Hangtechnika (PA, mikrofonok, URH rendszer). • Világítástechnika (sport-, show-, broadcast fény, DMX vezérlés). • Színpadtechnika (pódiumok, dobogók). • Erősáram, szünetmentes rendszerek, aggregátor. • Videóbíró rendszer, coach review állomások, 55” monitorok. Kísérőprogramok • IJF Igazgatótanácsi ülés, EC meeting, sorsolás, gálavacsora. Procedure: neg-wo-call. Review the original TED notice for the complete requirement, lots, amendments and attachments.